DictaLink SR

Présentation

DictaLink SR est la solution efficace par excellence pour travailler en binôme avec un secrétariat pour la création et la transcription de fichiers « son » ou la création et la correction de fichiers « texte + son ». DictaLink SR se met en place en définissant des communautés auteurs-pool de secrétaires qui partagent un même espace collaboratif sur le réseau. En mode « dictée numérique » le module auteur se présente comme un enregistreur logiciel à l'usage particulièrement intuitif, mais recèle en fait de nombreux paramétrages et options rendant son utilisation extrêmement performante : par exemple le repérage par segments des différentes phases de la dictée ou l'insertion d'instructions écrites ou vocales et de pièces jointes. En mode « reconnaissance vocale » l'autre possibilité du module auteur est celle d'un traitement de texte qui, s'il est couplé aux logiciels Dragon Professional Group, Dragon Medical Practice Edition de Nuance Communications, permet de créer à la voix des documents texte avec un fichier son synchronisé. Dans les deux cas, l'envoi des fichiers, « son » ou « texte + son », se réalise de façon instantanée et transparente au secrétariat. Les secrétaires quant à elles organisent leur travail via un navigateur dédié qui leur permet de classer les différents fichiers en fonction de leur origine et de leur priorité, de prendre connaissance des instructions associées, et, pour éviter toute duplication, de s'approprier les fichiers les concernant. En mode « numérique » elles écoutent les fichiers « son » de façon à les taper ou, si elles disposent de Dragon Professional Group, Dragon Medical Practice Edition elles peuvent en obtenir automatiquement un premier jet de retranscription. En mode « reconnaissance vocale », les secrétaires n'ont qu'à corriger le fichier « texte + son ». À noter enfin que tous ces principes s'appliquent également si les auteurs dictent sur des enregistreurs numériques.

Points clés

DictaLink SR est une solution flexible et évolutive. Pour sa mise en place, on peut distinguer trois modes de travail principaux :

Dictée numérique pure :

• L'auteur dicte sur un enregistreur numérique physique ou via le l'enregistreur logiciel de DictaLink SR Auteur. Il crée ainsi des fichiers « son »
• La secrétaire visualise les fichiers « son » via l'explorateur de DictaLink SR Secrétariat
• La secrétaire tape les fichiers « son » en les réécoutant dans le lecteur logiciel de DictaLink SR Secrétariat

Mixage de Dictée numérique et de Reconnaissance vocale (*) :

• L'auteur dicte sur un enregistreur numérique physique ou via le l'enregistreur logiciel de DictaLink SR Auteur. Il crée ainsi des fichiers « son »
• La secrétaire visualise les fichiers via l'explorateur de DictaLink SR Secrétariat
• La secrétaire demande la transcription des fichiers « son » en en fichiers « texte + son » par le module de transcription en arrière-plan de DictaLink SR Secrétariat
• La secrétaire charge les fichiers « texte + son » dans le traitement de texte de DictaLink SR Secrétariat. Elle effectue les corrections nécessaires

Reconnaissance vocale pure (*) :

• L'auteur dicte sur le traitement de texte de DictaLink SR Auteur. Il crée ainsi des fichiers « texte + son »
• La secrétaire visualise les fichiers via l'explorateur de DictaLink SR Secrétariat
• La secrétaire charge les fichiers « texte + son » dans le traitement de texte de DictaLink SR Secrétariat. Elle effectue les corrections nécessaires

(*) Nécessite Dragon NaturallySpeaking Professional 13, Dragon Professional Group, Dragon Medical 11 ou Dragon Medical Practice Edition 2/3 (à acquérir séparément).

Enregistreurs numériques

Les auteurs peuvent également utiliser un enregistreur numérique pour dicter, afin que les fichiers soient tapés par la secrétaire, ou pour que les fichiers soient retranscrits en texte par la reconnaissance vocale. Trois grands types d’enregistreurs sont à conseiller :

Lorsque les auteurs travaillent dans la même enceinte que le secrétariat :

• Les enregistreurs munis d’une base. Celle-ci, connectée au réseau ou directement à un poste de secrétaire, permet de déverser automatiquement les fichiers son dans le dossier auquel se réfère DictaLink SR Secrétariat. La secrétaire les visualise et les exploite de la même façon que les fichiers transmis depuis DictaLink SR Auteur.

Lorsque les auteurs sont en déplacement :

• Les smartphones avec une application de dictée. Attention cependant, ces solutions ne sont pas d’une qualité son suffisante pour permettre une bonne reconnaissance vocale ; Mysoft propose tout particulièrement la solution multiplateforme (iPhone - Android – BlackBerry) Philips Dictation.

• Les enregistreurs avec une application d’envoi d’emails en Wi-Fi auxquels on attache les fichiers dictés. Le Philips SpeechAir s’impose dans ce domaine par son ergonomie. La qualité audio et l’extrême compacité des fichiers permettent l’exploitation des dictées en mode numérique ou en mode reconnaissance vocale.

Solutions professionnelles

Les solutions professionnelles incluent en standard des périphériques ergonomiques.

Version Auteur : Le microphone à main permet par des boutons programmés de piloter l'enregistreur auteur, d'écouter la dictée via un haut-parleur intégré et cliquer sur les menus et icônes via la souris intégrée.

Version Secrétariat : Le pédalier permet de piloter au pied la réécoute du texte, comme avec les pédaliers fournis avec les lecteurs de cassettes. Dans le Kit professionnel secrétaire il est accompagné d'un casque d'écoute secrétariat.

Écrans

Mode Dictée numérique

L'enregistreur et le lecteur se superposent aux autres applications ouvertes (ici Microsoft Word), afin de pouvoir se référer au document à l'écran.

Plusieurs types de présentation de l'enregistreur sont disponibles. La présentation la plus compacte consiste à cacher le module d'informations.

On associe sans peine différentes informations à la dictée : instructions écrites ou orales, commentaires en cours de dictée, pièces jointes, priorités.

Pour un repérage rapide des différentes phases de la dictée, la représentation graphique change de couleur dès qu'il y a une pause.

Les icônes correspondent aux actions courantes : ici le bouton d'envoi automatique au secrétariat.

Dans l'espace collaboratif l'explorateur DictaLink SR donne à chaque secrétaire, une vue organisée de tous les fichiers, ceux mis en communs comme ceux qui lui sont affectés.

La consultation du journal des évènements permet de voir instantanément les derniers fichiers arrivés et leur priorité

Chaque dictée dispose d'un mode aperçu rapide, via le navigateur, pour l'écoute de la dictée proprement dite et pour la prise de connaissance des informations et instructions qui y sont liées.

Chaque secrétaire peut régler les paramètres de réécoute qui lui conviennent, comme celui de la vitesse de défilement de l'enregistrement.

Le lecteur secrétariat reprend la même ergonomie que celle de l'enregistreur, la fonction d'enregistrement en moins.

L'auteur d'une dictée peut prendre connaissance de l'état d'avancement de sa retranscription, selon la couleur du symbole associé (exemple « vert » pour « fait »).

Mode Reconnaissance vocale

Dans le mode reconnaissance vocale, l'auteur dicte dans un éditeur de texte où sont intégrées les fonctions de workflow de DictaLink SR. Le texte dicté est alors directement transformé en texte.

Comme en mode dictée numérique, les dictées peuvent s'enrichir d'instructions écrites ou orales, de commentaires en cours de dictée, de pièces jointes, de priorités.

L'explorateur de la secrétaire regroupe l'ensemble des fichiers, ceux réalisés en mode dictée numérique et ceux réalisés en mode reconnaissance vocale. Elle peut charger ces derniers dans le traitement de texte de DictaLink SR Secrétariat, les vérifier à l'aide du son synchronisé et en réaliser la mise en forme finale.

Les fichiers son peuvent être automatiquement transformés en fichiers texte, individuellement ou par lot. La transcription se fait en arrière-plan, ce qui permet de travailler à d'autres tâches simultanément.

Démonstration

Mysoft organise dans ses locaux parisiens, sur rendez-vous, des présentations de DictaLink SR. Si vous ne pouvez pas vous déplacer, nous vous proposons d'organiser une démonstration à distance ; nous vous ferons parvenir par email un lien pour télécharger et installer un logiciel de visionnage à distance sur votre PC. Ce logiciel vous permettra de suivre à l'écran les manipulations que nous réalisons sur notre ordinateur.

Afin de coordonner un rendez-vous, merci de vous inscrire via le formulaire de contact en nous indiquant des dates et horaires qui vous conviennent.

Caractéristiques principales

Espaces collaboratifs

• Création en local, sur réseau LAN, sur un espace FTP
• Association d'auteurs, de secrétaires et de pools de secrétaires
• Possibilité d'appartenance à plusieurs espaces collaboratifs
• Organisation de chaque espace via un navigateur dédié
• Fonctions de classement, déplacement, copie, suppression

Réglages audio

• Sélection des périphériques audio depuis DictaLink SR
• Niveau de l'enregistrement (gain automatique)
• Visualisation par vumètre ou analyseur de spectre
• Durée du retour sur relecture
• Volume de lecture
• Vitesse de défilement de la lecture (version secrétariat)

Version Auteur - Enregistreur (Mode Dictée numérique)

• Multilocuteur : options spécifiques par locuteur
• Importation ou création de fichiers « son » (formats WAV ou WMA)
• Mise en avant-plan de l'enregistreur
• Création de plusieurs fichiers « son » en simultané
• Représentation par segments ; fonction zoom
• Correction par écrasement, insertion ou remplacement
• Enrichissement du fichier par des instructions (écrites ou vocales), des pièces jointes, des priorités
• Prise de connaissance de l'avancement des retranscriptions
• Pilotage par microphone à main (module Professionnel)

Version Auteur - Traitement de texte (Mode Reconnaissance vocale*)

• Multilocuteur. Options spécifiques par locuteur
• Éditeur de texte classique : polices, règle, etc.
• Création du texte à la voix : dictée, correction, mise en forme, déplacement
• Enregistrement du fichier texte avec le fichier son associé
• Pilotage par microphone à main (module Professionnel)

Version Auteur - Instructions et Workflow

• Travail connecté ou hors-connexion
• Association d'instructions écrites ou vocales, de pièces jointes
• Assignation de priorités
• Protection optionnelle par mot de passe
• Sauvegarde avec numérotation automatique ou non
• Envoi des fichiers immédiat ou différé
• Envoi des fichiers avec demande de confirmation ou transparent
• Destinataire des fichiers : pool de secrétaires ou une secrétaire spécifique
• Suivi des étapes de prises en charge par le secrétariat (pris en compte, en cours de traitement, fait)

Version Secrétariat - Mode Dictée numérique

• Accès aux fichiers « texte + son » via le navigateur
• Importation automatique des fichiers d'enregistreurs numériques
• Journal des évènements. Alerte visuelle lors de l'arrivée des fichiers
• Classement des fichiers via les informations associées (auteur, priorité…)
• Aperçu rapide des fichiers, des instructions et annotations, des pièces jointes
• Transfert rapide des fichiers dans des dossiers appropriés (en cours de traitement, fait…).
• Transcription des fichiers « son » via un lecteur mis en avant-plan du traitement de texte ou mis en icône. Lancement de la lecture à l'ouverture
• Feedback automatique ou manuel à l'auteur sur l'état de la retranscription
• Pilotage possible de la réécoute via un pédalier (module Professionnel)

Version Secrétariat - Mode Reconnaissance vocale*

• Accès aux fichiers « texte + son » via le navigateur
• Correction des fichiers « texte + son » avec réécoute du son
• Conversion de fichiers « son » en fichiers « texte + son ». Transcription en arrière-plan permettant de travailler à d'autres tâches en même temps.
• Pilotage possible de la réécoute via un pédalier (module Professionnel)

(*) Nécessite Dragon NaturallySpeaking Professional 13, Dragon Professional Group, Dragon Medical 11 ou Dragon Medical Practice Edition 2/3 (à acquérir séparément).

Configuration minimale

Poste Auteur ou Secrétaire :

• Mode dictée numérique : Pentium ou équivalent double coeur 2 GHz, 1 Go de Ram
• Mode reconnaissance vocale : Pentium ou équivalent double coeur 3 GHz, 4 Go de Ram
• 1 Port USB pour le pédalier secrétariat ou le microphone à main

Systèmes d'exploitation et réseau :

• DictaLink SR en mode client : Windows 7 (32/64 bits), 8 (32/64 bits), 8.1 (32/64 bits), 10 (32/64 bits).
• DictaLink SR en mode Serveur : Windows 7 (32/64 bits), 8 (32/64 bits), 8.1 (32/64 bits), 10 (32/64 bits) Windows Server 2008 R2 ou 2012 R2.
• L'ensemble des postes connectés au serveur ainsi que le serveur, doivent impérativement être sur le même Domaine ou Workgroup.

Produits compagnons

• Dictée en continu professionnelle et pilotage vocal : Dragon
• Périphériques de saisie (dictaphones, microphones....)

Prix public conseillé

Fiche au format PDF

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Attention : cette fiche est en haute définition. Nous vous conseillons d'utiliser une connexion en haut débit pour la télécharger. De plus, elle est "riche" en graphiques et couleurs. Pour l'imprimer correctement, il vous faut une imprimante adaptée à ce type d'opération.

Caractéristiques non contractuelles pouvant changer sans préavis. Prix pouvant changer sans préavis. Description : © Mysoft. Toutes les marques citées appartiennent à leurs détenteurs respectifs.

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